Microlab Hard S.L.

En el ámbito empresarial, los procesos de selección de personal son uno de los escenarios de mayor riesgo para el cumplimiento de la normativa de protección de datos: manejo de currículums, entrevistas, pruebas de aptitud, referencias o verificaciones adicionales son operaciones que, aunque parezcan rutinarias, implican tratamiento de información personal conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha reiterado en numerosas ocasiones que el cumplimiento en materia de protección de datos no es una cuestión exclusivamente documental, sino que exige integrar la privacidad en todas las fases del proceso selectivo. Sobre esa base, desde el departamento de MICROLAB hemos desarrollado los cinco aspectos esenciales que toda organización debería conocer para garantizar un proceso de selección respetuoso con el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Para un enfoque más amplio en el ámbito laboral, puedes ampliar esta información en protección de datos y recursos humanos.

1. El deber de transparencia

El RGPD impone la obligación de informar a los candidatos, de forma previa y comprensible, sobre el tratamiento de sus datos personales. Esta información debe facilitarse en el momento de la captación del currículo, con independencia del canal utilizado: web corporativa, plataformas de empleo, correo electrónico o entrega presencial.

El contenido mínimo de esta información debe incluir, entre otros extremos, la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento, la base jurídica, los plazos de conservación y los derechos que asisten a los candidatos, así como el modo de ejercerlos. Si necesitas contexto sobre obligaciones generales para empresas, puedes consultar requisitos y responsabilidades de las empresas según la LOPD y el RGPD.

La ausencia de una cláusula informativa adecuada ha dado lugar a numerosas sanciones por parte de la AEPD, por lo que disponer de un aviso claro, visible y accesible en cada canal de recepción de candidaturas resulta imprescindible.

2. La base legal del tratamiento: interés legítimo y consentimiento

Todo tratamiento de datos personales debe apoyarse en una base jurídica válida. En los procesos de selección de personal, el tratamiento de currículums para procesos abiertos puede ampararse en el interés legítimo de la empresa, siempre que el candidato haya sido debidamente informado.

Sin embargo, la conservación del CV una vez finalizado el proceso constituye una finalidad distinta, lo que exige recabar el consentimiento expreso del interesado. Conservar currículums “por si acaso” sin este consentimiento no resulta conforme a la normativa.

3. Principio de minimización: solo datos necesarios

El principio de minimización obliga a tratar únicamente los datos estrictamente necesarios y relacionados con el puesto a cubrir. En la práctica, esto implica no solicitar información irrelevante ni indagar en aspectos de la esfera personal del candidato que no guarden relación con su idoneidad profesional. Un ejemplo práctico de aplicación del principio de minimización en el ámbito laboral lo tienes en si la empresa puede tratar el número de teléfono personal de un trabajador.

La solicitud o el uso de este tipo de información no solo infringe el RGPD, sino que puede vulnerar derechos fundamentales vinculados a la igualdad y la no discriminación.

4. Plazos de conservación ajustados a la finalidad

Los datos personales deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad con la que fueron recabados. Mientras el proceso de selección esté abierto, la conservación del CV resulta lícita.

Finalizado el proceso, la conservación para futuras oportunidades requiere consentimiento expreso. Como criterio prudente, se recomienda un plazo máximo de dos años, ya que los currículums tienden a quedar desactualizados. Superar estos plazos sin base jurídica es una de las infracciones más habituales detectadas por la AEPD.

5. Formación del personal de Recursos Humanos

La empresa debe garantizar que las personas que participan en los procesos de selección conocen y aplican correctamente la normativa de protección de datos. Para ello, resulta esencial contar con formación periódica y con procedimientos internos claros sobre la recepción, gestión y eliminación de currículums.

En la mayoría de los casos, los incumplimientos no derivan de la inexistencia de políticas, sino de su incorrecta aplicación. Por ello, la formación es una pieza clave de la responsabilidad proactiva exigida por el RGPD.

En definitiva, cumplir con estas claves en los procesos de selección no es solo una obligación legal, sino una buena práctica que permite desarrollar procesos eficientes y alineados con la normativa de protección de datos.

Desde MICROLAB aportamos el asesoramiento y la formación necesarios para que la captación de talento sea eficiente, lícita y protegida frente a los riesgos derivados de una mala gestión de datos personales. Si quieres ver el alcance de la adaptación, puedes consultar nuestros servicios de adecuación al RGPD y LOPDGDD y, si necesitas contexto adicional, por qué deberías contratar una empresa de protección de datos.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha impuesto a una empresa del sector energético una sanción de 12.000 euros por realizar llamadas de telemarketing sin contar con el consentimiento del destinatario. Aunque se trata de un caso concreto, su contenido resulta especialmente ilustrativo sobre cómo deben interpretarse las bases jurídicas del tratamiento en el ámbito de la comunicación comercial y sobre las obligaciones que tienen las empresas al contactar con potenciales clientes.

Lo cierto es que este caso refleja una de las infracciones más frecuentes en materia de protección de datos en España: las llamadas o correos promocionales realizados sin una base legal válida y, especialmente, sin respetar la voluntad del interesado de no ser contactado.

Una llamada no deseada

El procedimiento se inicia a raíz de la reclamación presentada por un ciudadano que había recibido llamadas comerciales de una empresa sin haber dado su consentimiento y, además, estando inscrito en la Lista Robinson, sistema oficial de exclusión publicitaria.

El reclamante alegó que nunca había autorizado el uso de sus datos para fines publicitarios y que su inclusión en la Lista Robinson evidenciaba su oposición expresa a recibir comunicaciones de ese tipo.

La empresa, por su parte, defendió que actuaba en el marco de una supuesta relación contractual previa y que las llamadas estaban amparadas por el interés legítimo de mantener informados a sus clientes. Sin embargo, no pudo aportar prueba alguna de la existencia de dicha relación ni del consentimiento válido del afectado.

La licitud del tratamiento como fundamento jurídico

El art. 6 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que el tratamiento de datos personales sólo es lícito si se cumple al menos una de las bases jurídicas que contempla el citado Reglamento. En el caso de las comunicaciones comerciales, las bases legales aplicables son:

• El consentimiento previo, libre, informado e inequívoco del interesado.
• La existencia de una relación contractual previa que permita ofrecer productos o servicios similares, en base a lo dispuesto en el art. 21 de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.

La AEPD concluyó que la empresa no había acreditado ninguna de estas circunstancias. Por tanto, el tratamiento era ilícito desde su origen.

Además, el art 21 del RGPD reconoce el derecho de oposición del interesado al tratamiento de sus datos con fines de marketing directo. En este caso, la inscripción del reclamante en la Lista Robinson era una manifestación clara y verificable de ese derecho. Ignorar dicha exclusión constituye una vulneración directa de la normativa.

La sanción: 12.000 euros por una infracción evitable

Tras valorar los hechos, la AEPD consideró acreditada la infracción del art. 6.1 RGPD (licitud del tratamiento) y, de forma accesoria, del artículo 21 RGPD (derecho de oposición).

La multa impuesta fue de 12.000 euros, una cuantía que, aunque moderada, busca enviar un mensaje disuasorio: la falta de diligencia en el control de campañas de marketing y la ausencia de mecanismos efectivos para respetar la oposición de los ciudadanos son infracciones graves.

La resolución subraya además que la responsabilidad recae directamente en la empresa que realiza la llamada, aunque haya externalizado la campaña a terceros. El responsable del tratamiento debe verificar que todos los procesos cumplen el RGPD y debe disponer de registros, pruebas de consentimiento y protocolos de exclusión actualizados. En caso de que encargue algún tratamiento a un tercero, el responsable debe, además, certificar que el encargado aporta garantías suficientes para el cumplimiento de la normativa.

El cumplimiento como estrategia empresarial

De esta resolución se extraen varias lecciones de aplicación práctica:

• Consentimiento verificable. No basta con alegar que el usuario dio su consentimiento: debe poder demostrarse documentalmente. Los formularios de alta, las grabaciones de voz o los registros de aceptación deben conservarse como prueba.
• Respeto a las listas de exclusión. Antes de iniciar cualquier campaña, es obligatorio cruzar la base de datos de contactos con la Lista Robinson. Este control debe repetirse periódicamente.
• Responsabilidad proactiva. El RGPD exige demostrar el cumplimiento (“accountability”). Por ello, deben implantarse políticas internas, registros de actividades, evaluaciones de impacto y formación continua en materia de protección de datos.
• Supervisión de proveedores. Si se externalizan campañas de marketing, la empresa contratante debe firmar un contrato de encargado del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD y verificar las garantías de cumplimiento del proveedor.

Cumplir con el RGPD (y las normas que regulan las comunicaciones comerciales por vía telefónica y electrónica) no implica renunciar a la actividad comercial, sino integrarla en un marco de transparencia y respeto con los derechos de las personas. Por ello, desde MICROLAB ayudamos a nuestros clientes a adoptar políticas preventivas y de disminución del riesgo, que evitan sanciones y fortalecen su imagen ante clientes y socios.

Recientemente hemos conocido que la multinacional Endesa ha sufrido un incidente de seguridad que ha afectado a datos personales de sus clientes. Un hacker habría accedido a información identificativa, lo que vuelve a poner en primer plano una realidad incómoda: cualquier empresa puede sufrir una brecha de seguridad, sin importar su tamaño o sector.

Más allá del impacto mediático, el caso Endesa es especialmente relevante. Muestra qué es una brecha de seguridad según el RGPD, cómo debe reaccionar una organización y qué riesgos existen al tratar datos personales sensibles, como DNIs o datos bancarios.

¿Qué es una brecha de seguridad según el RGPD?

Definición legal según el artículo 4.12 del RGPD

El artículo 4.12 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define una brecha de seguridad como “toda violación de la seguridad que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos”.

Para entender mejor este concepto, la Guía de gestión y notificación de brechas de seguridad de la AEPD explica cómo evaluar los riesgos y cuándo es obligatorio notificar un incidente.

Por qué el caso Endesa es jurídicamente relevante

Endesa reconoce un acceso no autorizado que habría afectado a datos identificativos de sus clientes, datos contractuales y bancarios. Este tipo de información aumenta notablemente el riesgo de suplantación de identidad, fraudes o ataques de phishing, aunque no se hayan comprometido contraseñas.

Cómo reaccionó Endesa ante la brecha

Los clientes de Endesa conocieron los hechos a través de un comunicado oficial de la compañía. Este procedimiento responde a varios aspectos exigidos por el RGPD:

• Detección del incidente y activación de protocolos de seguridad.
• Medidas de contención y mitigación, como bloqueo de accesos y análisis de logs.
• Notificación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
• Comunicación a los afectados, cumpliendo el artículo 34 del RGPD.

Las notificaciones deben realizarse a través del canal oficial de la AEPD para brechas de seguridad. Además, es recomendable consultar las resoluciones sancionadoras publicadas por la AEPD para conocer los criterios aplicados en casos similares.

Qué debe hacer una pyme si sufre una brecha de seguridad

El RGPD no solo afecta a grandes corporaciones. Cualquier empresa, organización o profesional que trate datos personales está sujeta a la normativa. Por eso, las pymes deben actuar con la misma diligencia ante un incidente.

Pasos iniciales: identificar, contener y analizar el incidente

En primer lugar, hay que identificar la brecha y contenerla. Es fundamental cerrar accesos, aislar los sistemas afectados y evitar que la vulnerabilidad continúe activa.

Después, se debe analizar el alcance del incidente. Conviene determinar qué datos se han visto afectados, cuántas personas han sido impactadas y qué medidas de seguridad existían previamente (como el cifrado de la información). Para orientar este proceso, puede consultarse la Guía de brechas de seguridad de la AEPD.

Notificar a la AEPD y comunicar a los afectados

El RGPD obliga a documentar internamente todas las brechas, incluso si no es necesario notificarlas. Cuando existe riesgo para los derechos de las personas, se debe informar a la AEPD en un máximo de 72 horas desde que se detecta el incidente. Esta notificación se realiza a través de la sede electrónica de la AEPD.

Si el análisis muestra un riesgo alto para los afectados, también es obligatorio comunicarles el incidente de forma clara y transparente. De este modo podrán protegerse ante posibles ataques de phishing o suplantaciones de identidad.

Cómo reducir el riesgo de sufrir una brecha de seguridad

Ni siquiera las grandes corporaciones están totalmente a salvo, pero existen medidas que reducen el impacto legal y económico de una brecha. Algunas de las más efectivas son:

• Realizar análisis de riesgos sobre los tratamientos de datos.
• Aplicar medidas técnicas adecuadas, como control de accesos, doble factor, cifrado y registros de actividad. El CCN-CERT ofrece guías y buenas prácticas en esta materia.
• Adoptar medidas organizativas: protocolos internos, políticas claras y formación del personal. El INCIBE proporciona recursos gratuitos para empresas y autónomos.
• Contar con planes de respuesta a incidentes para actuar con rapidez y sin improvisaciones.

Los ciberataques han crecido en número y sofisticación durante la última década. Esto supone un riesgo real y constante para empresas, profesionales y administraciones públicas.

Asesoramiento jurídico: clave para evitar sanciones

Muchas sanciones de la AEPD no se deben a la brecha en sí, sino a su gestión incorrecta. Notificar tarde, comunicar mal o no documentar el incidente son errores frecuentes. Contar con asesoramiento jurídico especializado puede marcar la diferencia entre un problema controlado y una crisis legal.

Desde Microlab acompañamos a empresas y profesionales en la implantación de medidas preventivas y planes de respuesta eficaces. Nuestra meta es garantizar una actuación transparente que refuerce la confianza de clientes y socios.